Агентство PRslon делится инструкцией по созданию грамотного пресс-релиза

Эксперты PR-агентства PRslon рассказали, что такое пресс-релиз и предоставили инструкцию по созданию новости в СМИ. Держите гайд от профессионалов в сфере пиара.

Новости в СМИ часто начинаются с грамотно подготовленного пресс-релиза. Это основной инструмент для коммуникации с журналистами и редакциями. По сути, это готовый информационный повод, оформленный по определенным правилам.

Грамотная подготовка пресс-релиза напрямую влияет на вероятность публикации. В этой статье — подробная инструкция, как создавать новости, которые хотят публиковать.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз — официальное сообщение для прессы. Его цель — проинформировать журналистов о важном событии, запуске продукта или изменении в компании. Главная задача — привлечь внимание и получить упоминание в новостной ленте. Это основа многих PR-стратегий. Качественный релиз экономит время редакторов и дает им готовый материал для быстрой публикации.

Пресс-релизы бывают разными. Например, анонс предстоящего события, сообщение о получении награды или отчет об итогах года. Каждый тип служит конкретной цели. Создание регулярного потока таких сообщений формирует информационный фон вокруг компании - это важная часть системного PR-продвижения в СМИ.

Подумайте, как редактор отбирает темы. Его читатели ждут интересных и полезных новостей, и ваш релиз должен отвечать их запросам. Удачный пример — сообщение о запуске сервиса, который решает распространенную проблему. Неудачный — поздравление компании с днем рождения без отраслевых выводов или статистики. Новость должна быть значима не только для вас, но и для внешней аудитории.

Ключевые элементы структуры пресс-релиза

Текст должен быть четким и лаконичным. Журналисты просматривают сотни сообщений ежедневно. Ваша информация должна выделяться. Вот базовая структура, которой стоит придерживаться.

1. Заголовок (Headline)

Заголовок — визитная карточка вашей новости. Он должен быть ярким, но содержательным. Часто именно по заголовку редактор решает, читать дальше или нет. Упомяните главную выгоду читателя.

Хороший заголовок часто содержит цифры или указывает на результат. Сравните: «Компания «Х» запускает новое приложение» и «Новое приложение для планирования задач экономит пользователям до 5 часов в неделю». Второй вариант конкретнее и показывает пользу. Избегайте непонятных аббревиатур и громких заявлений без подтверждения.

2. Лид-абзац (Lead)

Первый абзац раскрывает суть. Здесь нужно ответить на вопросы - что, где, когда, кто, почему это важно. Лид должен удерживать внимание и побуждать к прочтению всего текста.

Классический прием — правило «5W» (Who, What, When, Where, Why). Пример: «Компания «Зефир» 15 октября представит новую экологичную упаковку для своей продукции. Это сократит использование пластика на 30% в следующем году». Здесь есть все ключевые элементы. Такой лид не оставляет вопросов о базовой сути события.

3. Основной текст (Body)

В этой части раскрываются детали. Излагаются факты, цитаты руководителей, конкретные цифры и данные. Структура строится по принципу «перевернутой пирамиды»: от самой важной информации к менее значимой.

Добавьте живую цитату от лица компании. Она добавляет эмоций и объясняет контекст («Наша цель — не просто сменить упаковку, а задать новый стандарт для всей отрасли», — говорит гендиректор Иван Петров). После цитаты приведите дополнительные технические или рыночные данные, подтверждающие значимость новости.

4. Справка о компании (Boilerplate) и контакты

Короткий блок о вашей организации. Он стандартен для всех релизов компании. Укажите род деятельности, миссию, возможно, достижения. Затем четко пропишите контактную информацию для связи.

Справка должна занимать 3–4 строки. Пример: «ООО «Зефир» — производитель кондитерских изделий премиум-класса с 2010 года. Миссия компании — создавать вкусные продукты с заботой об экологии». Контакты: имя, фамилия, телефон и email PR-менеджера. Укажите, что он доступен для комментариев и интервью.

PRslon PR-продвижение в СМИ

Распространение пресс-релиза: как попасть в СМИ

Написать текст — только половина дела. Вторая половина — это правильное распространение. Можно действовать самостоятельно или поручить это специалистам, которые предоставляют PR-услуги. Профессиональная пиар-компания имеет наработанные контакты в редакциях. Она понимает, какому изданию какая тематика подойдет.

Самостоятельно нужно составить медиалист - список подходящих вам СМИ. Найдите издания, которые пишут на вашу тему, и конкретных журналистов, используя профессиональные соцсети, базы СМИ или статьи конкурентов. Персонализируйте каждое письмо. Напишите, почему ваша тема может заинтересовать именно этого журналиста, ссылаясь на его предыдущие материалы.

Этапы распространения:

1. Формирование целевого списка СМИ и конкретных журналистов.
2. Персонализация рассылки (обращение по имени, указание на актуальность темы).
3. Отправка в подходящее время (обычно рабочие дни, утро).
4. Последующий follow-up (вежливое напоминание по телефону или email).

Такой комплексный подход и является частью профессионального PR-продвижения в СМИ. Он повышает шансы на выход публикации. Например, рассылку о новой IT-разработке логичнее отправлять утром во вторник, а не в пятницу вечером. Follow-up в виде короткого письма или звонка через 1–2 дня увеличивает отклик на 40-50%.

Частые ошибки при составлении пресс-релиза

Избегайте этих ошибок, чтобы ваш релиз не отправили в корзину.

• Отсутствие новости. Релиз — не рекламный буклет. В основе должно быть настоящее событие.
• Слишком сложный язык. Много профессионального жаргона и длинных предложений.
• Отсутствие фактов. Преувеличения и голые утверждения без цифр и доказательств.
• Неправильный выбор времени. Рассылка в час ночи или в выходной день.

Очень часто компании пишут: «Мы лучшие на рынке». Но это голое утверждение. Журналист не может его проверить. Вместо этого напишите: «Наша доля рынка выросла на 15% по данным исследования «РБК». Такой факт можно использовать. Еще одна ошибка — объем. Идеальный релиз умещается на одной странице А4. Длинные тексты редко дочитывают до конца.

Еще один промах — отсутствие внятного заголовка в теме письма. Письмо с темой «Пресс-релиз от компании «Старт»» скорее всего удалят. Лучше сразу вынести суть: «Запуск краудфандинг-платформы для ученых: пример для СМИ». Это показывает уважение к времени редактора и повышает шансы на открытие письма.

Когда стоит заказать PR-продвижение у профессионалов

Самостоятельная работа требует много времени и знаний медиаландшафта. Если вам нужен гарантированный результат, лучше заказать пиар-услуги. Профессиональная PR-компания сделает следующее:

• поможет найти убедительный информационный повод;
• напишет сильный текст в нужном формате;
• обеспечит точное попадание в целевую аудиторию СМИ;
• проанализирует результаты и предоставит отчет.

Профессионалы не просто рассылают текст. Они интегрируют работу с медиа в общую PR-стратегию. Например, готовят не только релиз, но и организуют эксклюзивные интервью для топовых изданий, подбирают спикеров для комментариев по смежным темам. Это создает эффект синергии и долгосрочное присутствие в информационном поле.

Доверьте задачу по созданию и продвижению пресс-релизов профессионалам.

PR-агентство PRslon предлагает полный цикл PR-услуг под ключ — от разработки стратегии и подготовки текстов до точечного распространения в целевых СМИ.