Электронная подпись и «Госключ»: от простого к квалифицированному

В мире, где скорость и мобильность становятся ключевыми факторами успеха, набирает обороты цифровая трансформация документов. Расскажем о том, как повысить эффективность бизнес-процессов и уверенно вступить в новую эру документооборота, сохраняя при этом юридическую силу соглашений.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись переводит в цифровую форму практически любые отношения (конечно же, там, где это не запрещено законом). Проще говоря, это то, что соединяет документ и человека: подпись говорит о том, что человек с документом ознакомился и согласен с его содержанием. Кроме того, в документе можно отразить волеизъявление.

В самом простом случае электронная подпись — это 2 идентификатора: идентификатор документа и идентификатор человека. Технически электронная подпись находится на стыке трех наук: юриспруденции, математики и IT. Слияние этих трех областей знаний дает синергетический эффект, который резко ускоряет информационные отношения и наделяет их юридической силой.

Кому и зачем нужна электронная подпись

Чтобы отношения оказывали некое воздействие в реальном мире, они должны иметь юридическую силу. Волеизъявление, которое зафиксировано в документе, должно быть реализовано: если это договор, то он подлежит исполнению, и это затрагивает юридическую сторону документа. Если же он не имеет силы и не привязан ни к людям, ни к организациям, то исполнению такой документ не подлежит, а его неисполнение не влечет никаких правовых последствий.

Электронная подпись нужна для того, чтобы документы исполнялись, поэтому всё, что имеет электронную подпись, влечет за собой правовые последствия.

Электронными подписями сейчас пользуются практически все – государственные структуры, коммерческие, физлица.

Это началось достаточно давно. Разумеется, первыми на этот инструмент обратили внимание коммерсанты, которым требовалось ускорить бизнес-процессы и перевести отношения в законное русло. Поэтому подписи появились сначала в банках, а затем и в других организациях. Постепенно электронные подписи набирали популярность, и теперь даже обычные люди пользуются ими довольно часто — например, при подписании договора аренды.

Электронная подпись и «Госключ»

Виды электронных подписей, их отличие и назначение

Электронные подписи бывают 3 видов – простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись.

Простая электронная подпись

Это 2 идентификатора, 2 имени: имя документа и имя человека. Они прописаны в информационной системе и сопоставлены рядом, а это означает, что данный документ подписан этим человеком. Но чтобы такая связка появилась, нужен некий секретный код, который знает только сотрудник, подписывающий документ. В качестве секретного кода выступает либо пароль, либо код из SMS, который пришел данному человеку. После предъявления кода системе та сопоставляет документ и сотрудника. В простой электронной подписи всё завязано на информационной системе, которая формирует электронную подпись. Закон не предъявляет к ней каких-то особых требований.

Усиленная электронная подпись

Усиленные подписи сложнее и надежнее. В них начинает работать магия математики, точнее, симметричная криптография, с помощью которой создается секретный ключ для электронной подписи. Этот ключ состоит из двух частей. Первая часть — секретная, закрытая часть или ключ электронной подписи. Он хранится либо в памяти человека, либо на каком-то носителе. Это сама подпись. И вторая часть — общедоступный, открытый ключ или ключ проверки электронной подписи. С его помощью проверяется подпись.

Волшебство математики как раз в том, что есть 2 больших ключа, но один к другому подобрать невозможно. Зная открытый ключ, не подберешь закрытый, то есть подделать подпись нельзя. Усиленная подпись создается с помощью закрытого ключа — берется документ и закрытый ключ, после чего формируется электронная подпись. А открытый ключ публикуется с подтверждением того, что закрытый ключ соответствует открытому и всё это принадлежит конкретному человеку.

Вот лежит открытый ключ. Но чей он? Иванова? А кто сказал, что это его ключ? И тут вступает в действие удостоверяющий центр – третье лицо, которому все доверяют и которое говорит, что этот открытый ключ — действительно этого сотрудника, и только Иванов знает закрытый ключ.

Усиленные подписи тоже бывают двух видов.

Неквалифицированная усиленная подпись

Ее выдает организация, у которой нет государственной аккредитации — неаккредитованный удостоверяющий центр, выдающий неквалифицированные электронные подписи или просто усиленные электронные подписи. Государство эту организацию не проверяло, но ей доверяют участники обмена документами.

Квалифицированная электронная подпись

Это наиболее строгий вид подписей. Сертификат для них выдает аккредитованный удостоверяющий центр, которому государство регламентировало в законе строгие требования к электронной подписи.

Аккредитация выдается не навсегда, это периодическая процедура. Но если сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр, то это усиленная квалифицированная электронная подпись. Такая подпись пользуется наибольшим доверием, но и цена ее высока.

Электронная подпись 

Какую электронную подпись выбрать

Во-первых, вопрос в цене. Самая дешевая – простая. Неквалифицированная чуть дороже, а самая дорогая – квалифицированная.

Во-вторых, не всем документам будет достаточно простых и неквалифицированных электронных подписей, поскольку у этих подписей есть ограничение: между участниками отношений должно быть заключено соглашение. Прежде чем подписывать документы этими подписями, подписанты должны договориться о том, что будут использовать простые или усиленные неквалифицированные электронные подписи, а также указать удостоверяющий центр, выдающий сертификаты для таких подписей.

Квалифицированные подписи разрешено использовать во всех документах и во всех отношениях, если это не противоречит закону.

Есть ряд документов, которые нельзя подготовить и подписать в электронном виде, а только в бумажном и с собственноручными подписями. Квалифицированные подписи в них использовать нельзя. В 63-м Федеральном законе об электронной подписи это прописано.

Какие возможности есть у «Госключа»

«Госключ» позволяет получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи. Его выдает удостоверяющий центр, находящийся в инфраструктуре правительства. Это надежный источник сертификатов с наивысшим уровнем доверия.

«Госключ» дает возможность быстро, мобильно и бесплатно участвовать в электронном документообороте, подписывать электронные документы. Для подписания обычных бумажных документов нужна ручка и умение ставить подпись. Для подписания электронного документа нужно некое устройство для ознакомления с документом, а также ключ или сертификат, чтобы сформировать подпись.

С технической точки зрения «Госключ» — это приложение, причем не десктопное, а мобильное, которое можно загрузить из магазина приложений на свой телефон.

Чтобы такая возможность появилась у максимального количества граждан, государство выступило с инициативой предоставить им право подписывать документы бесплатно с помощью усиленных электронных подписей в виде «Госключа».

Предпосылками для широкого запуска технологии в виде «Госключа» послужили необходимость оперативно подписывать электронные документы и, конечно же, пандемия. Впервые эксперимент провели мобильные операторы, столкнувшиеся с ограничениями по посещению гражданами салонов и офисов сотовой связи. Они были заинтересованы в решении проблемы, поэтому продвинули эту идею, доказали ее востребованность и техническую реализуемость.

Дистанционная работа оказалась востребованной. Следующими подключились работодатели, озабоченные тем, чтобы сотрудники подписывали кадровые документы в дистанционном режиме прямо из дома, не появляясь в офисе. Это новшество поддержали законодатели и в сфере трудовых отношений. 377-й Федеральный закон откорректировал Трудовой кодекс и ввел в него понятие электронной подписи, сертификат которой выдан в инфраструктуре электронного правительства и прописан прямо в «Госключ».

По сравнению с другими вариантами подписи, «Госключ» дает возможность подписывать гораздо больше документов, благодаря чему получает широкое распространение. И речь не только об операторах сотовой связи или подписании документов, связанных с трудоустройством. С помощью «Госключа» можно получать госуслуги, налоговые уведомления и т.д. «Госключ» уже начинают применять в строительной отрасли при заключении сделок с недвижимостью. В «Госключах» также заинтересованы транспортные компании, которые вынуждены подписывать электронные транспортные документы с большим количеством водителей, перевозящих грузы. А какие требования являются общими для указанных отраслей и сфер? Подпись должна выдаваться быстро, массово и с наименьшими затратами.

В приложении предусмотрены 2 варианта усиленных подписей – усиленные неквалифицированные подписи и квалифицированные.

Самый простой и доступный вариант — это усиленные неквалифицированные подписи. Для этого должна быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах, которая есть, наверное, у большинства дееспособного населения России.

Квалифицированная подпись несколько сложнее. Изначально сертификат для такой подписи выдавали только по загранпаспорту нового образца или по биометрии, то есть со строгой идентификацией и определением физлица. Сейчас вариантов получения больше. Например, можно получить его в уполномоченном банке, который проводит идентификацию, либо в МФЦ. Например, банки тоже активно используют квалифицированную подпись — например, при выдаче кредитов.

Госключ  

Как подписать документ в «Госключе»

Для этого есть 2 способа. Первый – с использованием «Госуслуг». На «Госуслугах» можно самому себе отправить в «Госключ» документ на подписание.

1. Первый вариант. Приведу пример, как действовать, если требуется подписать договор аренды. Для этого мы открываем Госуслуги, находим услугу «Подписать документ в «Госключе» (можно через поиск с помощью робота Госуслуг). Далее отправляем документ в «Госключ», открываем приложение, находим там документ, читаем его и подписываем. После этого выгружаем электронную подпись из «Госключа» и отдаем документ другой стороне, которая также может воспользоваться «Госключом» для подписания. Такой документ будет иметь юридическую силу. Правда, этот вариант не всегда удобен для работодателей, у которых свои информационные системы.

1. Второй вариант — использование информационной системы, интегрированной с «Госключом». Например, ваш работодатель, внедрив кадровый электронный документооборот, может дать добро на подписание кадровых документов и в «Госключе» — трудовым законодательством это разрешено. В этом случае информационная система отправляет документ в «Госключ», и работнику приходит уведомление с «Госуслуг» о том, что поступил документ на подписание. Он открывает его в «Госключе», читает и, если согласен, подписывает. Тогда система работодателя через интеграционный механизм видит, что человек документ подписал.

Насколько безопасен «Госключ»

На мой взгляд, это одно из самых безопасных приложений в мире.

Во-первых, над этим серьезно потрудились создатели системы.

Во-вторых, об этом позаботился регулятор, который проводил сертификацию приложения как средства электронной подписи, а это ни много ни мало ФСБ.

В-третьих, у приложения свой пароль, но не тот пароль, пин-код или отпечаток пальца, с которым вы запускаете мобильный телефон. «Госключ» потребует отдельный пароль. Поскольку используется строгая криптография, в дело вступает биологический датчик случайных чисел, для чего придется поводить пальцем по экрану смартфона.

Такая технология точно безопасна, однако при этом придется запомнить еще один пароль. Кстати, проблема, с которой чаще всего сталкиваются пользователи «Госключа» — забытый пароль. Если его забыли, пароль для «Госключа» также можно поменять. При этом будут удалены все данные.

Конечно, есть всевозможные лайфхаки для генерации и запоминания паролей, но надежные пароли и их хранение – это вечная проблема безопасности.

Если говорить о сроке действия сертификата, то он не бесконечен. Для «Госключа» сертификат выдается на один год, и через год приложение предупреждает о том, что сертификат заканчивается. Его можно перевыпустить и получить новый на следующий период.

Электронный Госключ 

Как долго документы хранятся в «Госключе»

Неподписанные документы хранятся в «Госключе» максимум 24 часа. Дело в том, что «Госключ» – это приложение для подписания, никаких других функций, включая хранение, у этой системы нет. Поскольку документ без подписи никакой силы не имеет, то это скорее цифровой мусор, хранить который нет смысла. Если за 24 часа документ не подписан, он удаляется. Если документ еще актуален и требует внимания, сторонняя система позаботится о том, чтобы прислать его снова.

На «Госуслугах» можно хранить копии документов, удостоверяющих личность, но копии других документов – пока нет. Там просто нет такой услуги или опции, как «Личный архив гражданина».

Для «Госключа» на Госуслугах сделано исключение: подписанный документ хранится 30 дней. За это время важно успеть забрать документ вместе с подписью (если он нужен) и сохранить в ваш личный архив.

Если вы в «Госключе» подписываете кадровый документ, то хранить его – обязанность работодателя, потому что этого требует закон. Разработчики информационных систем вроде нас обязательно закладывают эту функцию в свой продукт и тщательно следят за ее исполнением. То есть мы, разработчики, храним документ с электронной подписью ровно столько, сколько нужно по закону.

Сотрудник, подписавший кадровый документ, не обязан его хранить. Вместо этого он имеет право в любой момент запросить копию документа у своего работодателя, и работодатель обязан такую копию выдать. Она тоже будет электронная, но по факту это будет оригинал. У электронных документов есть такое свойство. Если для заверения бумажной копии требуется нотариус, то для электронных документов и этого не нужно. Документ плюс подпись – это уже равнозначный оригинал документа.

приложение «Госключ» 

Что делать в случае утери телефона с приложением «Госключ»

Если пароль сложный, то беспокоиться не о чем, поскольку злоумышленнику вряд ли удастся воспользоваться вашим «Госключом». Даже если он обойдет блокировку телефона и дойдет до «Госключа», ему потребуется вскрывать еще один пароль. А он гораздо сложнее, с более высоким уровнем защиты. Другими словами, внутри смартфона приложение защищено, поэтому в данном случае не стоит беспокоиться. Достаточно обратиться в удостоверяющий центр для аннулирования сертификата «Госключа», и тогда будет стопроцентная гарантия того, что никакие подписи сгенерированы не будут. А если и будут, то никакой силы они не имеют. Вам же достаточно заново пройти процедуру на новом устройстве и спокойно пользоваться «Госключом» дальше.

Недостатки «Госключа»

Важно сказать и об ограничениях приложения.

1. Чтобы установить приложение и выпустить сертификат, нужен смартфон и подключение к интернету.

2. При подписании кадрового документа он попадает к вам через информационную систему работодателя, а чтобы подписать «Госключом», нужно перейти в другую систему — достать из кармана телефон, открыть «Госключ» и подписать.

Новые возможности для работы при использовании ЭП и «Госключа»

Квалифицированные электронные подписи для граждан — вещь не бесплатная. Их выдает коммерческий удостоверяющий центр, который за свою деятельность попросит денег.

Зато «Госключ» – массовый и бесплатный. А когда мы разрабатываем систему кадрового электронного документооборота, мы не включаем стоимость модуля интеграции в стоимость лицензии для своих клиентов. То есть для клиента это тоже бесплатно. Таким образом, первое преимущество «Госключа» – массовая бесплатная электронная подпись для бизнеса.

Следующее преимущество: законом разрешено использовать «Госключ» для трудовых отношений. Это еще одна гарантия того, что бизнес всё делает правильно и к нему не будет претензий со стороны тех же регуляторов бизнеса.

Однако не стоит думать, что «Госключ» нужен только для кадрового документооборота — у «Госключа» огромные возможности и перспективы для работы с большими аудиториями и для ускорения этой работы. Поэтому мы готовы представить проект «Госключ» тому ведомству, которое точно следит за информационным фоном – Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.