Как компаниям переходить на МЧД правильно

С 1 сентября 2024 года прекратили действие сертификаты подписей юрлиц, выпущенных на сотрудников. Сейчас компании, использующие электронный документооборот, могут подписывать документы двумя способами: сертификатом юридического лица, выданным на генерального директора, либо сертификатом физического лица, выданным на сотрудника, с подтверждением полномочий машиночитаемой доверенностью. О чем важно знать бизнесу, чтобы продолжать работу с МЧД в рамках правового поля.

С 1 сентября 2023 года стало обязательным использовать МЧД при подписании электронных документов сертификатом физлица. Однако, чтобы сделать переход более плавным в августе 2023 года, еще можно было успеть выпустить на сотрудников сертификаты старого образца с реквизитами компании. Такие подписи действовали до 1 сентября 2024 года, если у них не заканчивался срок раньше.

Стоит отметить, что нововведения не касаются работы с бумажными документами. В этом случае нет необходимости в МЧД.

Старт работы с МЧД

На практике бизнес сталкивается с разными сложностями в применении МЧД. Переходить к их использованию стоит в несколько этапов.

Компания, которая начинает применять МЧД, должна посчитать, сколько у нее на текущий момент сотрудников, которые подписывают документы от лица организации в электронном виде. В их число могут входить работники склада, бухгалтерии, отдела продаж и других подразделений компании. Они подписывают документы по самым разным направлениям. Хорошо, если в компании уже было налажено управление полномочиями и велся реестр выдаваемых доверенностей — это позволит быстрее оценить ситуацию.

Далее нужно решить, где именно будут создаваться доверенности. Для этого есть разные инструменты, в том числе бесплатные. Выпустить доверенность можно, например, на портале ФНС. Такой способ подходит, если необходимо создавать небольшое количество доверенностей.

Для создания большого количества МЧД удобнее использовать ту информационную систему, в которой хранятся данных о сотрудниках. Это позволит автоматически заполнять реквизиты МЧД.

Далее нужно посмотреть, в какие системы нужно загрузить МЧД — например, в складскую, бухгалтерскую и т.д.

Как работать с МЧД

Обычно создание МЧД — не самый первый этап процесса. Когда возникает потребность в доверенности, оформляется заявление на ее выпуск. Сотрудник запрашивает доверенность или же руководитель решает, что нужно наделить определенного работника полномочиями на те или иные действия. Затем заявление на выпуск согласовывают, так как выдача полномочий на подписание документов — это достаточно серьезно.

После этого ответственные за выпуск МЧД сотрудники формируют ее. Чтобы выпустить машиночитаемую доверенность подойдет любая информационная система, в которой есть функциональность для создания и подписания доверенности в электронном виде. Это могут быть:

• портал ФНС
• провайдер ЭДО
• своя информационная система

Автоматизировать процесс выпуска МЧД можно лишь интегрировав собственную информационную систему с узлом распределенной сети ФНС. Например, в некоторых системах есть интеграция к сервису Контур. Доверенность, благодаря чему можно создавать МЧД прямо в системе и регистрировать их в распределенном реестре ФНС.

Созданная МЧД обязательно подписывается тем лицом, которое выдает полномочия — чаще всего это генеральный директор компании, что закреплено в уставе организации. Подписывается МЧД квалифицированной подписью, после чего она может быть автоматически передана на регистрацию в ЦПРР ФНС, если при ее создании были настроены соответствующие интеграции.

После регистрации в ЦПРР (Центральном прикладном реестре реестров ФНС) МЧД считается действующей, а сам реестр является основным местом ее хранения. Информационные системы компании (бухгалтерская, складская и др.) получают доступ к актуальному статусу доверенности через запросы к реестру. Отозвать доверенность можно путем регистрации в ЦПРР соответствующего заявления — например, в случае увольнения или смены должности сотрудника.

МЧД для бизнеса

В малом бизнесе основные документы обычно подписывает директор. Часто возникают ситуации, когда полномочия на такие действия он никому из сотрудников не передает. По мере роста компании увеличивается и потребность в перераспределении полномочий — например, приходится выдавать доверенность главному бухгалтеру. Чем крупнее компания, тем больше документов и тем больше сотрудников, которым выдается право на действия от имени юрлица. Например, крупные ритейлеры выпускают несколько сотен доверенностей в год.

Стратегия и рекомендации по внедрению МЧД

Несмотря на то, что прямых санкций за подписание документов без МЧД пока нет, главный риск заключается в том, что неправильно оформленные документы просто не пройдут через сервисы обмена. Это парализует ключевые бизнес-процессы. Чтобы избежать этого, но не перегружать компанию, рекомендуется начинать внедрение поэтапно. Начните с одного-двух направлений или с конкретного отдела, который активно работает с контрагентами через ЭДО, — так вы получите первый опыт с минимальными рисками.

Для выбора оптимального пути задайте себе вопрос: что критичнее всего? Вы можете пойти по пути наименьшего сопротивления, начав с самых простых операций, или, наоборот, сфокусироваться на самом важном — например, на тех документах, задержка с которыми стоит компании больше всего денег. Оба подхода работают, но второй быстрее окупает затраты на внедрение.

Чтобы реализовать выбранную стратегию, на старте необходимо создать рабочую группу из двух ключевых специалистов. Юрист определит, каким сотрудникам, с какими именно полномочиями и на какие документы нужны доверенности, чтобы действия сотрудников всегда находились в правовом поле. IT-специалист, в свою очередь, оценит имеющиеся инструменты (от личного кабинета ФНС до систем провайдера ЭДО), выберет наиболее рациональное решение и обеспечит его техническую интеграцию с вашими учетными системами.

Такой комплексный подход быстро раскроет главное преимущество МЧД — автоматизацию контроля полномочий. Системы смогут сами проверять, имеет ли сотрудник право подписывать тот или иной документ. Учитывая, что в будущем обязательное использование электронных доверенностей может расшириться (например, для прослеживаемости товаров), начинать знакомство с этой технологией стоит уже сейчас. Поэтапный переход на МЧД — это не просто следование закону, а шаг к более прозрачному и эффективному управлению компанией.