7 преимуществ перехода на кадровый электронный документооборот

Эпоха бумажной бюрократии неумолимо откатывается в прошлое под натиском цифровизации. Бэк-офисы средних и крупных компаний в России переходят на профильные IT-решения, чтобы соответствовать новым стандартам современного бизнеса. В частности, в HR-подразделениях внедряются системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). В статье расскажем, какие возможности они открывают и какие риски одновременно в себе несут.

1. Цифровая бюрократия проще бумажной

Одно из главных преимуществ КЭДО — это значительное упрощение и ускорение процесса обработки документов.

В традиционной системе кадрового учета часто возникают сложности с поиском и передачей бумажных носителей. Электронный же документооборот позволяет автоматизировать все рутинные процедуры – от оформления до архивирования документов с обеспечением их юридической значимости и контролем всех сроков подписания/ознакомления. Это значительно сокращает и облегчает труд не только кадровиков, но и работающих с ними в тесной связке сотрудников бухгалтерии и службы информационной безопасности.

Иными словами, руководители и рядовые работники посредством КЭДО могут осуществлять коммуникации в рамках трудовых отношений в режиме 247, находясь в любой точке планеты, где есть Интернет.

СПРАВКА

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — обработка и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. 22 ноября 2021 года были приняты поправки в Трудовой кодекс РФ (377-ФЗ), прямо разрешающие цифровую коммуникацию и обмен электронными документами в трудовых отношениях. Изменения дополнены положениями о КЭДО с дистанционными сотрудниками (407-ФЗ) и об электронной подписи (63-ФЗ). На практике КЭДО внедряется компаниями (чаще всего масштаба среднего и крупного бизнеса) и государственными организациями посредством приобретения и настройки профильных цифровых платформ у российских разработчиков. Такие платформы, как правило, полностью соответствует требованиям российского законодательства и отвечают запросам заказчиков, стремящихся за счет цифровизации кадровых процессов повысить эффективность компании и обеспечить экономию ее финансовых, временных и энергетических ресурсов. В РФ первыми внедрение систем КЭДО начали несколько лет назад представители ритейла (FMCG) — крупные торговые сети, чьи гигантские кадровые ресурсы, распределенные по всей стране, особенно сильно нуждались в автоматизированном управлении.

2. Электронная скорость доставки

Кадровые документы, сформированные в системах КЭДО, обладают полной юридической силой, признаются госорганами и судами. При этом они, в отличие от своих бумажных аналогов, могут быть массово доставлены одновременно большому количеству получателей буквально со скоростью света.

HR-специалист может в режиме реального времени отслеживать, на каком этапе оформления находится тот или иной документ (согласован ли он юристами, подписан ли руководителем). Кадровикам нет необходимости делать дополнительные звонки и рыскать по кабинетам, отвлекая себя и коллег от выполнения более важных задач.

Сотрудники всех отделов компании с помощью КЭДО экономят колоссальное количество времени и энергии при решении кадровых вопросов: им не нужно заботиться о физическом перемещении бумаг между инстанциями, все транзакции осуществляются в формате «одного окна».

ЭДО

3. Удобный интерфейс

Время, потраченное на освоение работы с современными платформами КЭДО, как правило, очень незначительно. Они имеют интуитивно понятный интерфейс, весьма напоминающий тот, к которому многие из нас привыкли на сайте «Госуслуги».

4. Снижение затрат

Переход на КЭДО позволяет компании существенно сократить затраты на бумагу, печать, пересылку и хранение документов. Согласно расчетам специалистов компании «Тензор» (федеральный оператор электронного документооборота), цифровизация кадровой сферы может сократить расходы на ведение кадрового учета до 30%. В натуральном выражении это составляет от нескольких миллионов до нескольких десятков миллионов рублей в год — в зависимости от масштаба компании, переходящей на КЭДО.

Кроме того, автоматизация HR-подразделения естественным образом ведет к уменьшению его штатной численности, что предполагает снижение издержек бизнеса по статье «оплата труда».

5. Защита персональных данных

Безопасность персональных данных — одна из главных задач для любой коммерческой, государственной или общественной организации. КЭДО обеспечивает высокий уровень защиты такого рода информации благодаря шифрованию данных и возможности настройки прав доступа. Это позволяет минимизировать риски утечки конфиденциальной информации и обеспечить строгое соответствие требованиям Федерального закона «О защите персональных данных» (152-ФЗ).

Защищенность электронных данных обусловлена тем, что они могут храниться как локально на серверах заказчика, так и в облачном сервисе, который предоставляет вендор.

Защита от несанкционированного изменения документов гарантирована неквалифицированной или квалифицированной электронной подписью, которые невозможно изменить или подделать без немедленного выявления этого факта сотрудниками HR-отдела и IT-отдела организации.

6. Интеграция КЭДО с другими системами

КЭДО легко интегрируется с другими элементами корпоративного цифрового ландшафта, в частности, с такими платформами, как «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление персоналом», «1С:Управление проектами». Это позволяет создать единое информационное пространство, в котором все данные доступны, что называется, из «одного окна». Автоматизированный обмен данными за счет интеграции платформы КЭДО с другими системами сокращает вероятность ошибок и дублирования информации.

Разумеется, все это объединяет сотрудников, служит укреплению корпоративного духа и усиливает эффект синергии в ходе взаимодействия сотрудников из разных отделов, то есть делает горизонтальные связи внутри компании более устойчивыми и эффективными.

КЭДО

7. Возможность настроить систему «под себя»

Встроенная в платформу КЭДО no-code-настройка позволяет рядовому сотруднику, не знакомому с навыками программирования, самостоятельно (без участия разработчика или сотрудников IT-отдела компании) изменять «под себя» настройки тех или иных бизнес-процессов и внешнего вида системы.

Возможные недостатки перехода на КЭДО

Несмотря на множество преимуществ, переход на кадровый электронный документооборот несет в себе некоторые риски.

• Невозможность оформлять документы «задним числом»: КЭДО не позволяет изменить дату подписания документа на более раннюю, что бывает необходимо делать в экстренных ситуациях (внеплановые командировки, отпуск по семейным обстоятельствам, незапланированные сверхурочные работы и т.п.).
• Cнижение личного контакта между сотрудниками: переход на электронный документооборот означает определенную автономизацию отделов и служб, что в определенной степени может нарушить межличностные связи внутри трудового коллектива.

Очевидно, что оба риска могут быть нивелированы с помощью грамотно организованного планирования и внутрикорпоративного пиара.

Цифровизация HR — необратимый тренд

Переход на КЭДО — это глобальный тренд современной экономики. Организации, готовые инвестировать в цифровизацию кадровых процессов, не только оптимизируют свою деятельность и усиливают конкурентоспособность, но и создают более безопасную и удобную среду для сотрудников, а значит, формируют привлекательный HR-бренд и обеспечивают себе положительную репутацию на рынке труда на годы вперед.